Sau khi làm việc với cơ sở dữ liệu của mình, bạn có thể thấy rằng mình cần thực hiện một số thay đổi đối với các bảng lưu trữ dữ liệu của mình. access giúp dễ dàng sửa đổi các bảng cho phù hợp với nhu cầu cơ sở dữ liệu của bạn.

Trong bài học này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo và sắp xếp lại các trường trong bảng cũng như cách đảm bảo dữ liệu nhất quán, được định dạng tốt bằng cách đặt quy tắc xác thực, giới hạn ký tự và loại dữ liệu. dữ liệu trường học. Nhiều tùy chọn hơn được cung cấp ở cuối bài học này để thực hiện các hàm toán học đơn giản trong bảng.

Sửa đổi biểu mẫu truy cập 2016

Thêm và sắp xếp các trường:

quyền truy cập giúp dễ dàng sắp xếp lại các trường hiện có trong bảng và thêm các trường mới. Khi thêm một trường mới, bạn thậm chí có thể đặt loại dữ liệu, điều này sẽ cho biết loại dữ liệu mới nào có thể được nhập vào trường đó.

Có nhiều loại trường có thể được thêm vào bảng:

• Văn bản ngắn: Đây là tùy chọn mặc định và tốt nhất cho hầu hết dữ liệu truy cập văn bản. Bạn cũng nên chọn nó cho dữ liệu số nếu bạn không cần thực hiện bất kỳ phép tính nào, chẳng hạn như số điện thoại hoặc mã zip.
• số: Đây là kiểu tốt nhất để tính toán dữ liệu số, chẳng hạn như số lượng mặt hàng được đặt hàng hoặc bán.
• Đơn vị tiền tệ: Tự động định dạng số dựa trên đơn vị tiền tệ được sử dụng trong khu vực của bạn.
• Ngày & Giờ: cho phép bạn chọn ngày từ lịch xuất hiện.
• có/không: Đánh dấu vào trường của bạn.
• Văn bản có định dạng: Cho phép bạn thêm định dạng cho văn bản như in đậm, in nghiêng.
• Văn bản dài: Lý tưởng cho lượng văn bản lớn, chẳng hạn như mô tả sản phẩm.
• Tệp đính kèm: Cho phép đính kèm tệp, chẳng hạn như hình ảnh.
• Siêu liên kết: Tạo liên kết cho url hoặc địa chỉ email.

Thêm trường mới vào bảng hiện có:

Mở bảng mong muốn và nhấp vào tiêu đề Nhấp để thêm. Nếu bạn đã có một số trường, bạn sẽ cần cuộn sang phải để xem văn bản này.

Một menu xuất hiện, chọn loại dữ liệu bạn muốn:

Nhập tên cho trường và nhấn enter:

Di chuyển các trường trong biểu mẫu:

Chọn trường cần xóa và di chuột qua đường viền dưới cùng của tiêu đề trường. Con trỏ sẽ chuyển thành hình chữ thập có 4 mũi tên.

Nhấp và kéo trường đến vị trí mới:

Nhả chuột và trường sẽ xuất hiện ở vị trí mới:

Các tùy chọn nâng cao để xử lý các trường biểu mẫu

Máy tính không thông minh như mọi người nghĩ. Ví dụ, viết một cơ sở dữ liệu và một cơ sở dữ liệu, bạn có thể hiểu là giống nhau, nhưng máy tính thì không nghĩ như vậy. Bạn phải nhập dữ liệu ở định dạng chuẩn để giúp sắp xếp, tính toán và hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình.

Xem Thêm : 1000 yên bằng bao nhiêu tiền Việt Nam? |Tỷ giá yên Nhật 2022

Có 3 quy tắc chính có thể được đặt cho các trường: loại dữ liệu, giới hạn ký tự và quy tắc xác thực.

Thay đổi loại dữ liệu đã đặt trước đó:

Chọn trường có kiểu dữ liệu bạn muốn thay đổi. Nhấp vào tab Trường > nhóm Định dạng > nhấp vào mũi tên Loại dữ liệu.

Chọn loại dữ liệu mong muốn:

Kiểu dữ liệu của trường

thay đổi. Tùy thuộc vào loại dữ liệu đã chọn, bạn có thể thấy các thay đổi trong bảng. Ví dụ: vì loại dữ liệu trong trường email được đặt thành siêu liên kết, nên tất cả địa chỉ email trong trường sẽ được chuyển thành liên kết có thể nhấp được.

Giới hạn ký tự của trường:

Giới hạn này là một tập hợp các quy tắc về số lượng ký tự (chữ cái, số, dấu gạch ngang và thậm chí cả dấu cách) có thể được nhập vào một trường. Điều này giúp giữ cho dữ liệu trong bản ghi ngắn gọn và thậm chí có thể buộc người dùng nhập dữ liệu theo một cách nhất định.

Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đặt giới hạn ký tự cho các trường được xác định là văn bản.

Để giới hạn các ký tự trong một trường:

Chọn trường bạn muốn đặt, nhấp vào tab Trường > chọn Nhóm thuộc tính. Trong Kích thước trường, hãy nhập số ký tự tối đa mà bạn muốn cho phép trong trường này. Lưu bảng để áp dụng các hạn chế.

Quy tắc xác nhận:

Quy tắc xác nhận cho biết thông tin nào có thể được nhập vào một trường. Khi đã có quy tắc xác thực, người dùng không thể nhập dữ liệu vi phạm quy tắc. Ví dụ: nếu người dùng được yêu cầu nhập tên thành phố vào biểu mẫu chứa thông tin liên hệ, bạn có thể tạo quy tắc hạn chế phản hồi chính xác mã zip của Hoa Kỳ. Điều này sẽ ngăn người dùng nhập dữ liệu không chuẩn hoặc không phải mã zip.

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ áp dụng quy tắc này cho bảng Khách hàng. Đây là một quy tắc rất đơn giản, nơi chúng tôi sẽ đặt tên cho tất cả các câu trả lời hợp lệ mà người dùng có thể nhập, nghĩa là người dùng không thể nhập bất cứ điều gì khác ngoài những điều đã đề cập ở trên.

Cách tạo quy tắc xác thực:

Xem Thêm : 1 điểm lô bao nhiêu tiền? Cách tính chuẩn xác nhất – Shbet

Chọn trường để thêm quy tắc xác thực. Ở đây chúng tôi đặt quy tắc cho trường trạng thái.

Chọn tab Trường, tìm nhóm Xác thực trường> nhấp vào lệnh Xác thực > chọn Quy tắc xác thực trường >.

Hộp thoại Trình tạo biểu thức sẽ xuất hiện. Nhấp vào hộp văn bản và nhập quy tắc xác thực. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn hạn chế dữ liệu trong trường trạng thái để mã zip cho trạng thái được nhập là chính xác. Chúng tôi sẽ đặt câu trả lời đúng trong dấu ngoặc kép và phân tách nó bằng dấu “hoặc”, sau đó truy cập sẽ biết rằng trường có thể chấp nhận câu trả lời “al” hoặc “ak” hoặc “az” hoặc bất kỳ thứ gì chúng tôi đưa vào.

Khi bạn hài lòng với bộ quy tắc, bạn nhấp vào OK. Hộp thoại sẽ đóng lại. Nhấp lại vào xác thực và chọn thông báo xác thực trường.

Một hộp thoại xuất hiện, nhập từ bạn muốn xuất hiện trong thông báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu không khớp với quy tắc xác thực. Thông báo này sẽ cho người dùng biết dữ liệu mới nào có thể được nhập vào.

Tùy chỉnh thông báo lỗi khi người dùng nhập sai dữ liệu

Khi tạo xong thông báo lỗi >ok.

Quy tắc xác thực hiện được áp dụng cho trường này và người dùng không thể nhập dữ liệu vi phạm quy tắc này.

Thông báo lỗi khi nhập sai dữ liệu

Các trường và tổng số hàng được tính

Việc thêm các trường được tính toán và tổng số hàng cho phép bạn thực hiện các phép tính trên dữ liệu trong bảng. Một trường được tính toán sẽ tính toán dữ liệu trong bản ghi và một hàng tổng sẽ tính toán toàn bộ trường dữ liệu. Bất cứ khi nào bạn nhìn thấy tổng phụ cho một bản ghi, thì đó là trường được tính toán và hàng có tất cả tổng phụ ở cuối là hàng tổng.

Trong bài viết tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng dữ liệu biểu mẫu trên Access 2016, từ việc tạo, chỉnh sửa cho đến định dạng biểu mẫu.

Bài tiếp theo: (nghỉ ngơi :p)

Bài trước: Tạo báo cáo và sử dụng tùy chọn báo cáo nâng cao trong access 2016

Nguồn: https://firstreal.com.vn
Danh mục: Tài Chính