CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 20 trang )

Bạn đang xem: Chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán

Xem Thêm : Dubai dùng tiền gì? Các mệnh giá tiền Dubai và … – ANB Việt Nam

CHƯƠNG VI. CHU TRÌNH CHI PHÍ1. Khái niệmChu trình chi phí hay một số sách còn gọi là chu trình chi tiêu (expenditure cycle) làchu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồmmột chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng vớingười cung cấp; nhận và bảo quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Và thanh toáncho người bán về hàng mua.2. Mục tiêuNhận biết các hoạt động trong chu trìnhMô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trìnhNội dung các chứng từ sử dụngQuy trình xử lý thủ công và máy tínhCác loại báo cáo trong chu trình doanh thuRủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình.3. Các hoạt động trong chu trình chi phí-Hoạt động mua hàng thanh toán tiền gồm 4 hoạt động :Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người cung cấp- Nhận và bảo quản hàng mua- Ghi nhận công nợ phải trả- Thanh toán cho người bán về hàng mua3.1Hoạt động đặt hàng với người cung cấpĐây là hoạt động đầu tiên của chu trình chi phí. Hoạt động này bao gồm:3.1.1 Nhận yêu cầu mua hàngNhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận hay chu trình liên quan. Nhu cầu mua hàngđược xác định từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ phận sử dụngtrực tiếp các hàng hay dịch vụ này. Đó là những yêu cầu liên quan tới nguyên vật liệu vớiđơn vị sản xuất, hàng hóa với đơn vị thương mại hoặc là các loại văn phòng phẩm, côngcụ dụng cụ hay tài sản cố định cho tất cả các loại doanh nghiệp. Nếu là các nhu cầu liênquan tới văn phòng phẩm hay tài sản cố định, nghĩa là nhu cầu mua phát sinh khôngthường xuyên và tương đối ít, thì thông thường nhu cầu được đề xuất từ các bộ phận hoặcphòng ban sử dụng trực tiếp. Nếu nhu cầu liên quan tới nguyên vật liệu hoặc hàng hóa,các loại được kiểm soát chặt chẽ qua hệ thống kho hàng, thì nhu cầu này thường bắt đầutừ hệ thống kiểm soát kho hàng.Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trongkho và phương pháp quản lý tính toán hàng dữ trữ cũng như đặt hàng. Các phương phápquản lý tính toán hàng dự trữ và đặt hàng phổ biến như phương pháp xác định lượnghàng kinh tế nhất (economic order quantity- EOQ), phương pháp lập kế hoạch yêu cầunguyên vật liệu (materials requirements planning- MRP), phương pháp hàng tồn khoticws thời JIT (just- in- time inventory system) sẽ được trình bày trong phần chu trìnhsản xuất.Trong các doanh nghiệp quy mô lớn và kiểm soát kho hàng chặt chẽ, hệ thống kiểmsoát kho hàng được tin học hóa, và yêu cầu hàng được lập hoặc thông báo tự động trên cơsở các dữ liệu lưu trữ về hàng trong kho, và các chương trình xác định hàng dự trữ tốithiểu cũng như thời điểm cần bổ sung hàng dự trữ.Trong các doanh nghiệp chưa có hệ thống kiểm soát kho hàng và tự động, thì nhậnviên quản lý kho dựa vào các ghi chép hàng tồn kho và định mức dự trữ sẽ xác định vàlập các chứng từ yêu cầu hàng.Các nhu cầu này cần được kiểm tra lại nhằm khẳng định các nhu cầu này là phù hợpvà tổng hợp các nhu cầu.3.1.2 Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàngCăn cứ yêu cầu mua hàng gửi từ bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng kiểm tra,xét duyệt nhu cầu này và tổng hợp các nhu cầu được xét duyệt, tìm kiếm người cung cấpphù hợp và lập các thủ tục đặt hàng với người bán.Các đơn vị khác nhau có các thủ tục tìm kiếm người cung cấp và xét duyệt đặt hàngcụ thể khác nhau trước khi gửi cho người bán. Về nguyên tắc cơ bản, việc tìm kiếm vàlựa chọn người bán tùy thuộc vào chính sách quản lý cũng như yêu cầu hoạt động củamỗi doanh nghiệp . Tiêu thức chính dùng làm căn cứ cân nhắc khi lựa chọn người bán là:giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu cầu, giao hàng kịp thời và tính đáng tincậy cảu người bán. Sau khi tìm kiếm, lựa chọn người bán phù hợp, đơn vị tiens hành hoạtđộng đặt hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, về giá cả, giao hàn và vấn đề thanhtoán. Người bán xem xét đặt hàng và trả lời chấp nhận hay không chấp nhận đặt hàng này(xem phần xét duyệt đặt hàng của khách hàng thuộc chu trình doanh thu). Lúc này bộphận mua hàng thông báo đặt hàng được chấp nhận cho các bộ phận liên quan như mộtủy quyền cho các bộ phận này thực hiện các công việc tiếp theo liên quan đặt hàng firstreal.com.vn.vnạt động đặt hàng với người cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu chi tiếtnhư sau:Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng3.1.3 Hoạt động đặt hàngHoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hàng gửingười bán. Hoạt động này cần thu thập các dữ liệu về nhu cầu bổ sung hàng hay dịch vụvà xử lý tạo các đặt hàng gửi người bán. Các dữ liệu và thông tin này có thể được thuthập và truyền thông bằng chứng từ hoặc các tập tin điện tử trong môi trường tin học hóahọc. Các dữ liệu thu thập được lưu trữ trong các tập tin trong môi trường xử lý bằng máyhoặc sổ kế toán trong môi trường xử lý bằng tay3.1.3.1 Chứng từYêu cầu mua hàng ( purchase requisition). Đây là chứng từ xác định yêu cầumua hàng do các bộ phận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng. Chứng từ nàyphản ánh các thông tin cơ bản như yêu cầu cụ thể về hàng, tên hàng, chủng loại hàng,xuất xứ, chất lượng hàng; số lượng hàng; yêu cầu về việc giao hàng như thời gian, địađiểm, phương thức giao hàng hoặc giá cả hàng yêu cầu tùy theo chính sách chi tiêu nộibộ. Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu để đảm bảo việc chịutrách nhiệm với yêu cầu của bộ phận. Chứng từ này có thể có nhiều tên khác nhau, ví dụ“yêu cầu mua hàng”, “đề nghị bổ sung hàng”, “đề xuất mua hàng”Đặt hàng mua (purchase order) là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệpvới người bán. Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìmkiếm người bán phù hợp và xét duyệt của người được ủy quyền. Nội dung trên chứng từbao gồm tất cả các yêu cầu của doanh nghiệp đối với người bán như: yêu cầu mặt hàng,số lượng hàng, giao hàng và thanh toán tiền. Tùy điều kiện và khả năng đáp ứng củangười bán, một yêu cầu mua hàng có thể cần lập một hoặc nhiều đặt hàng mua và ngượclại một đặt hàng mua có thể lập cho nhiều yêu cầu mua hàng.Đặt hàng mua được lập nhiều liên. Sau khi nhận được trả lời chấp thuận đặt hàngcủa người bán, đăt hàng mua được chấp thuận sẽ được gửi để thông báo cho các bộ phậnliên quanHợp đồng mua bán. Thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng mua từkhách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bán được ký kếtnày sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên3.1.3.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từLuân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầukiểm soát và phương pháp xử lý thông tin và được thể hiện trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặclưu đồ. Trong phần kế toán theo chu trình, chúng tôi dùng một minh họa luân chuyểnchứng từ theo mô hình tổ chức kinh doanh của công ty ABC nào đó, nhằm đảm bảo mô tảcác hoạt động kinh doanh cơ bản đáp ứng các yêu cầu thông tin quản lý cơ bản và kiểmsoát nội bộ.Hình sau minh họa luân chuyển chứng từ trong hoạt động đặt hàng tạo công ty ABC:Lưu đồ xử lý đặt hàng và xử lý thủ công3.2 Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóaTới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp theo địa chỉdoanh nghiệp yêu cầu và bộ phận nhận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm hai công việccơ bản là: (1) Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng vả chấp nhận giao hàng. (2) Chuyểnhàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.Trường hợp hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượngsẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho,hoặc giao cho bộ phận sử dụng hàng theo như yêu cầu ban đầu. Trường hợp không đạtcác yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhậnhàng sẽ từ chối nhận hàng và thông báo hoặc làm việc trực tiếp với người bán. Tùy theothỏa thuận tiếp theo giữa người bán và bộ phận nhận hàng, các thủ tục liên quan sẽ đượcthực hiện ví dụ như người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giácả, hoặc nhận lại hàng đã giao nhưng không được chấp nhận.Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản hàng có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cảthông tin nhận hàng này cho các bộ phận liên quan. Các hoạt động này tạo dòng thông tinchi tiết sau.Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàng3.2.1 Hoạt động nhận hàng3.2.1.1 Chứng từPhiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng. Chứng từ này do bộ phận nhận hàng lậpđể ghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như số lượng, chất lượng hàng cũng như thờigian, địa điểm nhận hàng. Chứng từ này cần có chữ ký của người nhận hàng và thủ kho3.3.3 Dữ liệu lưu trữHoạt động chấp thuận hóa đơn và theo dõi công nợ cần lưu trữ thông tin về hóa đơnmua hàng.Dữ liệu hóa đơn mua hàng ( Số hóa đơn, số đặt hàng, mã mặt hàng, số lượng, đơngiá, mã người bán, …)3.4. Hoạt động thanh toán công nợHoạt động thanh toán bắt đầu khi kế toán phải trả chuyển hồ sơ mua hàng đến hạnthanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ đề nghị thanh toán và chuyển xétduyệt hồ sơ thanh toán. Hoạt động thanh toán chấm dứt sau khi bộ phận quỹ chuyển tiềnthanh toán và các dữ liệu thanh toán được cập nhật.Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền3.4.1. Chứng từ- Phiếu chi: là chứng từ ghi nhận những thông tin thực tế chi tiền mặt ra khỏi quỹdoanh nghiệp. Các thông tin cơ bản được ghi nhận trên phiếu chi là người nhận tiền, nộidung chi tiền và số tiền thực tế chi. Chứng từ này do kế toán thanh toán lập như một uỷquyền cho thủ quỹ chi tiền và khi thủ quỹ thực chi tiền thì người nhận và thủ quỹ cùng kýnhận vào phiếu chi. Lúc này phiếu chi trở thành chứng từ thực hiện chi tiền.- SEC thanh toán: là chứng từ có giá trị như tiền, làm căn cứ chuyển tiền gửi từ tàikhoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền. SEC thanh toán bao gồm các nộidung mô tả chi tiết tài khoản và thông tin người trả tiền, người nhận tiền, nội dung thanhtoán và số tiền thanh toán.- Chứng từ thanh toán là chứng từ lập kế hoạch thanh toán cho một hoặc nhiềuhoá đơn dự định thanh toán cùng một thời điểm3.4.2. Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từLưu đồ Xử lý bằng tay thanh toán tiền3.4.3. Dữ liệu lưu trữHoạt động thanh toán tiền (số chứng từ thanh toán, số đặt hàng, số hoá đơn, tênngười bán, số tiền…)4. Hoạt động kiểm soát trong chu trìnhHoạt động đặt hàngRủi roĐặt hàng cho yêu cầu muahàng không hợp lệĐặt hàng nhà cung cấpkhông hợp lệ, không đủ khảnăngĐặt hàng sai mặt hàng, sốlượngẢnh hưởngThủ tục kiểm soátPhát sinh chi phíYêu cầu phải được xétMua hàng giá cao, chất duyệtlượng kémPhân tích tình trạng nhàĐình trệ kinh doanhcung cấpXét duyệt đơn đặt hàngLập và hạn chế tiếp cậndanh sách nhà cung cấp hợplệLập chứng từ yêu cầu hàngKiểm soát nhập liệuHoạt động nhận hàngRủi roNhận hàng không đặt muaẢnh hưởngPhát sinh chi phí lưu trữhàng tồn khoThủ tục kiểm soátĐối chiếu đơn đặt hàng khinhận hàngNhận sai mặt hàng, sốlượngMất hàngThanh toán cho mặt hàngkhông đúngMất tài sản, sổ sách kế toánkhông chính xácLập chứng từ nhận hàngĐối chiếu đơn đặt hàngQuy định các cá nhân liênquanKiểm kê kho định kìHoạt động nhận hóa đơn – ghi nhận nợRủi roHóa đơn không đúng nộidung của nghiệp vụ (SL,MH,…)Hóa đơn nhập liệu nhiều saisótGhi nhận nợ sai, khôngđúng thời điểmẢnh hưởngGhi nhận nợ sai, chi phí saiThủ tục kiểm soátĐối chiếu hóa đơn, đơn đặthàng, giấy nhập hàngSai nợ phải trả, hàng hóamuaKiểm soát nhập liệuĐối chiếu với đơn đặt hàng,phiếu giao hàngThanh toán sai nhà cung cấp Đối chiếu nợ với nhà cungcấp định kìKiểm soát xử lýHoạt động thanh toánRủi roThanh toán cho hàng chưađược nhậnẢnh hưởngMất tiền, chi phí tăngKhông hưởng chiết khấu dothanh toán không đúng thờiđiểmThanh toán 1 hóa đơn nhiềulầnTăng chi phí mua hàngChi phí phát sinh tăngMất tiềnThủ tục kiểm soátĐối chiếu đơn đặt hàng,phiếu nhận hàng, hóa đơntrước khi xét duyệt thanhtoánLưu trữ hóa đơn theo ngàythanh toánĐánh dấu chứng từ đã sửdụngGhi nhận thanh toán sai

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Tra Cứu Số Thuê Bao Mobifone Đang Sử Dụng Nhanh Nhất

Xem Thêm : Giá thuốc tránh thai khẩn cấp ( của 9 Loại phổ biến) | banggia24h

Nợ phải trả không phản ánhchính xácThanh toán cho nhà cungcấp không có thậtMất tiềnLưu chứng từ thanh toáncùng với hóa đơnKiểm soát nhập liệuKiểm soát nhập liệuĐối chiếu định kì với nhàcung cấpLập bộ chứng từ thanh toánLập danh sách nhà cung cấpthường xuyên Tìm hiểu và mô tả chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền) hoặc chu trình chi phí (Mua hàng, dịch vụ – trả tiền) tại một doanh nghiệp thực tế.DOC 11 10 31 tìm hiểu và mô tả chu trình doanh thu hoặc chu trình chi phí 12 2 5 Tìm hiểu và mô tả chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền) hoặc chu trình chi phí (Mua hàng, dịch vụ – trả tiền) tại một doanh nghiệp thực tế. 12 1 0 xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng nguyễn danh 60 1 4 Đề tài tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán và hoàn thiện các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 40 1 1 Thuyết trình: Chi phí sử dụng vốn 39 460 0 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ cho chu trình chi phí tại công ty yến sào khánh hòa 82 662 1 Phân tích chu trình chi phí trong Hệ thống thông tin kế toán 24 1 3

Xem thêm: Cách Lấy Mã Số Cá Nhân Mạng Viettel, Cách Lấy Lại Mã Số Cá Nhân Viettel

một số biện pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng công trình khánh hoà 111 489 0

Nguồn: https://firstreal.com.vn
Danh mục: Tài Chính

Related Posts

Mức phạt tiền thuế chậm nộp? Cách tính và cách hạch toán?

cách tính tiền chậm nộp thuế gtgt 2021

Bảng giá bảo dưỡng xe máy Honda mất bao nhiêu tiền – Giá mùa tết

thay phốt xe máy bao nhiêu tiền

Cách viết công văn xin giảm tiền thuê văn phòng chuẩn chỉnh từ A-Z

công văn xin miễn giảm tiền thuê mặt bằng

Mất tiền trong tài khoản ngay sau cuộc gọi của “nhân viên ngân hàng”

techcombank làm mất tiền của khách

Kết quả xổ số Tiền Giang hôm nay ngày 9 tháng 1 năm 2022

kqxs tiền giang 9/1/2022

Thay màn hình Oppo A5s giá bao nhiêu tiền? Bảng giá

thay màn hình oppo a5s hết bao nhiêu tiền